Modelo 145 en enero: “cierre de datos” para afinar retenciones IRPF
En la operativa de nóminas, el modelo 145 es el “input” clave: recoge la situación personal y familiar del trabajador para calcular correctamente la retención de IRPF. Lo relevante no es solo pedirlo al alta, sino revisarlo cuando hay cambios (nacimiento, pensión compensatoria, etc.). La norma exige que el contribuyente comunique esos datos y que la empresa conserve la comunicación firmada.
1) Por qué tiene sentido pedir el 145 cada enero
Alineación operativa (empresa)
- Menos incidencias a mitad de año: si el empleado comunica cambios en junio, toca recalcular y regularizar retenciones. Centralizar en enero reduce retrabajo.
- Trazabilidad y defensa: conservar el 145 firmado es un “seguro” de cumplimiento ante revisión.
Beneficio económico (trabajador)
- Si el cambio reduce retención, mejora el neto mensual desde el primer mes.
- Si el cambio incrementa retención, evita sustos en la Renta y, sobre todo, sanciones por datos incorrectos o no comunicados cuando eso provoca retenciones inferiores a las procedentes.
2) Qué dice la norma (lo esencial, sin ruido)
Obligación de retener: foco en el pagador
La empresa que satisface rentas del trabajo está obligada a practicar retención e ingresar a cuenta en los términos reglamentarios.
Obligación de comunicar datos: foco en el trabajador
El contribuyente debe comunicar al pagador su situación personal y familiar que impacta en el tipo de retención, y el pagador debe conservar la comunicación firmada (también puede ser electrónica si garantiza autenticidad, integridad y conservación).
Responsabilidad y sanciones si se “maquillan” datos
Si el trabajador no comunica o comunica datos falsos/incompletos/inexactos y de ello resultan retenciones inferiores a las procedentes, la infracción recae en el trabajador, con sanción:
- 35% de la diferencia (si tiene obligación de presentar autoliquidación con esas rentas).
- 150% si no tiene obligación de presentar autoliquidación con esas rentas.
3) Qué cambios deberían “disparar” un nuevo 145 (lista práctica)
Pida que revisen, como mínimo:
- Estado civil y situación familiar.
- Nacimiento/adopción y número de descendientes con derecho a mínimo.
- Discapacidad del trabajador o familiares a cargo.
- Ascendientes a cargo.
- Pensión compensatoria al cónyuge / anualidades por alimentos (si procede, según casuística).
- Variaciones relevantes de rentas del cónyuge cuando afecten a los parámetros del modelo.
4) Plan de acción “cero fricción” para RR. HH. (enero)
Semana 1 (kick-off):
- Comunicación interna: “campaña modelo 145 – actualización anual”.
- Adjuntar PDF modelo 145 o facilitarlo en intranet.
- Fijar fecha límite (p. ej., 10–15 días).
Semana 2 (recogida + control):
4) Revisar campos críticos (firmas, fecha, casillas clave).
5) Resolver dudas “one-to-one” con casos especiales.
Semana 3 (cierre):
6) Aplicar cambios en nómina y, si procede, regularizar el tipo conforme a reglas de retenciones.
7) Archivado: custodiar el 145 (papel o electrónico con garantías).
5) Buenas prácticas de compliance (para dormir tranquilos)
- Calcule la retención según los datos comunicados y documente el soporte.
- Conserve el modelo 145 firmado (o su equivalente electrónico con garantías).
- Mantenga un “log” interno de fecha de recepción y fecha de aplicación en nómina.
FAQ rápida
¿Es obligatorio presentar el 145 cada año?
Lo obligatorio es comunicar cambios que afecten a la retención; pedirlo en enero es una medida de control muy recomendable para capturar variaciones.
Si el trabajador se equivoca a propósito, ¿responde la empresa?
La infracción por comunicar datos incorrectos al pagador (si provoca menor retención) es del obligado tributario que comunica mal y está tipificada con sanciones del 35%/150% según el caso.
¿Puedo gestionarlo en formato digital?
Sí, siempre que se garantice autenticidad, integridad, conservación y accesibilidad para la Administración
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